Koronavirüs pandemisiyle birlikte seri bir şekilde evden çalışmaya adapte olmamız gerekti. İnsanların sağlıklarını tehlikeye atmamak ama bir yandan da iş süreçlerini devam ettirmek zorunda olan şirketler dağıtılmış platformalar kullanarak işlerini sürdürmeye başladılar. Bu noktada sık sık duymaya başladığımız "Dijital İş Yeri" kavramı da önemini bir defa daha hatırlatmış oldu. Beklenmeyen aniden evden egzersiz konumuna geçen şirketlerin meslek yapış modelleri değişti. Bu süreçte en kayda değer konulardan biri de çalışanların birbiriyle olan iletişimlerinin sürekli ve sürekli olmasını sağlayabilmek ve motivasyonlarını canlı tutabilmek oldu. Velocity ve Microsoft Teams deneyimleriyle online sistemlerde doğru ve bereketli çalışmanın nasıl olacağını anlatan PEAKUP, hazırladığı kılavuzda dosya paylaşımı, görüntülü görüşme, chat odaları ve telekonferans seçenekleri gibi konularda tavsiyelere yer verdi.
Evden çalışırken en fazla hangi özellikleri arıyoruz?
Başta çalışanların dijital platformlardan en çok hangi işlevleri beklediğinin saptama edilmesi gerektiğini belirten PEAKUP COO'su Kadircan Toprakçı, sıralamayı şöyle yapıyor: "Bildirimlerin alındığı ve filtrelendiği faaliyet alanı, doküman ve resim paylaşılan bir chat odası, arşivdeki dosyalara kolayca ulaşabilme, dosyalar üzerinde ekip arkadaşlarıyla eş zamanlı çalışabilme, görüntülü görüşme, bildiri paylaşma ve buluşma organize edebilme. Muhakkak tüm bunları doğru bir şekilde edebilmek için zorunlu olan şey iyi bir internet bağlantısı ve tehlikesiz bir bilgisayar, tablet veya telefon. İşte tüyolar bu ilk andan başlıyor."
Bilgisayar: Kişisel bilgisayarınız iyi bir sistemle bütün koruma altına alınmamışsa emniyet açısından şirket bilgisayarınızı kullanmanızı tavsiye ederiz. Koruması zayıf olan bir cihazdan güvenli olmayan Wi-Fi ya da 4G/5G bağlantılarını kullanmanız sizi hüsrana uğratabilir. Eğer büro bilgisayarınızın da yeteri değin güvenli olduğuna inanmıyorsanız hemencecik IT birimiyle diyaloğa geçmenizde avantaj var. Huysuz taktirde bütün şirket bilgilerinize girilebilir ya da evraklar dosyalarınız hasar görebilir. Büro bilgisayarınızdan bağlandığınız şirket hesaplarınızın parola güvenliği de verileriniz için farklı bir önem taşıyor. Şifre güvenliğinizi en üst seviyede tutmak, mümkün olduğunca güncellemek ve kolay parolalardan kaçınmak gerekiyor.
Arşivleme: Evden çalışırken iş bilgisayarınızdaki dosyalara erişmeniz gerekebilir veya bilgisayarınızda lüzumlu olan bir dosyanızı silmiş olabilirsiniz. Özellikle uzaktan çalışırken belgelerinizin vakit ve mekandan bağımsız taşınabilir olması gerekebilir. OneDrive gibi bulut depolama çözümlerinden yararlanarak bütün belgelerinizi güvenle saklayabilir ve herhangi bir negatif sonuca aleyhinde önceki versiyonlara dönmek veya silinmiş bir ögeyi kurtarmak gibi manâlı aksiyonları alabilirsiniz.
Birlikte alıştırma ortamı: Ofiste çalışırken iş arkadaşlarınızla birlikte egzersiz fırsatı bulabiliyordunuz. Ama uzakta alıştırma sürecinde ortak olarak yapmanız gereken işlerde fiziksel olarak birlikte olamıyorsunuz. MS Teams gibi uygulamalar bu süreçte size takviye oluyor. Yalnızca uzak alıştırma süreçlerinde yok tüm büro ortamınızı birlikte çalışma alanına taşıyabiliyor, belge ve dokümanlarınız üstünde iş arkadaşlarınızla müşterek düzenlemeler yapabiliyor, video röportaj, sohbet, büro dokümanları gibi jurnal rutininizde bulunan meslek süreçlerinizde böylece fazla içeriği tek bir platformdan peşine düşüp takip edebiliyorsunuz.
Toplantılar: Online çalışmaya geçilmesiyle birlikte görüşme, etkinlik ve eğitimler de iptal edilmeye başladı. Oysa iş süreçlerinin devam etmesi için zorunlu olan toplantı ya da eğitimlerin aksaması işleriniz için tedirgin süreçler yaratabilir. MS Teams üzerinden yapabileceğiniz görüntülü toplantılar ve canlı etkinliklerle meslek programınızı aksatmadan sürdürebilirsiniz. Örneğin, toplantılara telefon, tablet ve bilgisayarlarınızdan katılabilir, buluşma yaparken bir yana da yazışabilir, dosya ya da ekranınızı paylaşabilirsiniz.
Bedava Uzaktan Eğitim: Kılavuzun içeriği bunlarla sınırlı değil. Her geçen gün yeni şeyler öğrendiğimiz ve birçok soru ve sorunla karşılaştığımız uzakta çalışmayı daha da kolaylaştırmak için PEAKUP, dileyen herkesin bedava olarak ulaşabileceği uzakta eğitimler de veriyor. Her Salı, Çarşamba ve Perşembe günleri "Uzaktan Alıştırma Pratikleri" eğitimleri veren PEAKUP, takipçilerinden gelen talepler doğrultusunda yeni eğitim konularına da açık. Eğitimler sırasında eğitimcilere soru sorulabiliyor, ekran paylaşımıyla destek alınabiliyor. Microsoft Teams üzerinden bahşedilen bu eğitimlerden yararlanmak isterseniz https://peakup.org/ adresini tıklayabilir veya sosyal medya hesaplarını takibe alabilirsiniz.
